Le suivi des paiements représente un défi quotidien pour de nombreuses entreprises, avec son lot de risques pouvant impacter leur trésorerie. Cependant, l’émergence des IBAN virtuels offre une solution innovante pour accélérer et sécuriser ces processus. De la simplification des rapprochements comptables à la réduction de la fraude, tout en libérant un temps précieux, découvrez comment l’IBAN virtuel est devenu l’allié indispensable des équipes Finance.

Lorsqu’une entreprise gère une quantité importante de flux de paiement, le travail de lettrage est un sérieux point de friction. En effet, cette opération de rapprochement entre les paiements entrants et les factures existantes présente des risques majeurs pour la trésorerie de l’entreprise, en particulier quand l’équipe Finance ne dispose pas d’outils d’automatisation et de suivi.

• Le temps pris par une vérification trop longue ralentit l’identification des impayés et engendre des pertes d’argent pour l’entreprise.
• Ces contrôles fastidieux et chronophages privent les équipes d’un temps précieux qui pourrait être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Ils sont également à l’origine d’erreurs humaines pouvant entraîner des coûts supplémentaires.
• L’absence de visibilité impacte également les équipes métiers qui souffrent d’un manque d’information sur la situation de leurs clients.

Pour les entreprises traitant des volumes de paiements importants, l’utilisation des IBAN virtuels vient apporter une solution permettant de tracer, différencier et organiser automatiquement tous leurs flux financiers.

Les IBAN virtuels sont des IBAN alternatifs qui redirigent les flux financiers vers l’IBAN principal de l’entreprise. Grâce à cette technique, le compte bancaire peut être connecté à plusieurs IBAN qui permettent d’authentifier les transactions entrantes sans demander au payeur de saisir une référence de virement.

En fonction de ses besoins, l’entreprise peut, par exemple, attribuer un IBAN virtuel différent par payeur, par facture, ou par transaction de paiement, afin de réconcilier automatiquement les flux entrants et donc de faciliter et de fiabiliser sa comptabilité.

Les IBAN virtuels sont principalement utilisés pour recevoir des fonds mais il est également possible d’en émettre pour sécuriser ses prélèvements. L’entreprise peut fournir des IBAN virtuels spécifiques par fournisseur et peut ainsi désigner le fournisseur autorisé à prélever. Cette catégorisation automatique permet aux équipe Finance d’automatiser et d’accélérer les flux sortants.

Dans le Retail : identifier automatiquement les recettes par magasin
Le contexte : les recettes d’un retailer spécialisé dans la vente de lunettes ne proviennent pas toutes des achats effectués dans ses magasins en France, mais également des remboursements exécutés par les Caisses Primaires d’Assurance Maladie (CPAM) et les mutuelles à la suite des achats. Quel que soit le magasin où un achat a été effectué, le remboursement arrive sur le compte bancaire principal de l’entreprise.
Le problème : les virements de la Sécurité Sociale et des mutuelles ne comportent pas de référence explicite qui permette de les lier à un magasin ou à un client en particulier, ce qui complexifie le suivi des recettes de chaque magasin.
La solution : en créant pour chaque magasin des IBAN virtuels transmis respectivement à la Sécurité Sociale et aux mutuelles, les virements sont déjà catégorisés par magasin.

Dans le Travel : automatiser le process de reporting
Le contexte : une compagnie aérienne souhaite avoir des statistiques de ventes plus précises, notamment en fonction des profils de ses acheteurs.
Le problème : pour obtenir ces données, l’équipe Finance doit envoyer aux équipes Marketing les ventes mensuelles et, manuellement, les équipes opérationnelles réalisent les analyses, une démarche chronophage et propice aux erreurs.
La solution : la mise en place d’IBAN virtuels pour rattacher chaque client à une catégorie spécifique a permis d’automatiser le process de reporting, et ainsi de faire gagner du temps aux équipes Finance et Marketing.

Avec un IBAN virtuel, la source d’un paiement entrant est directement identifiée, même si le paiement en question ne comporte aucune référence. L’équipe Finance n’a plus à renseigner la référence du paiement pour retrouver la facture, ni à traiter les erreurs de saisie faites par les payeurs.

Puisque chaque client peut être associé à un IBAN unique, il est possible de trier chacune de ses transactions. Les équipes comptables peuvent mettre en place des reportings, mesurer et comparer des volumes d’encaissement, identifier des transactions anormales.

En associant chaque règlement entrant à un IBAN virtuel, le paiement de chaque client peut être tracé pour déterminer exactement son statut. Dans le secteur du retail par exemple, cela permet d’anticiper la préparation et l’envoi de la commande.

En partageant son IBAN principal à tous ses clients, l’entreprise multiplie les risques. Pour garantir la confidentialité de ses coordonnées bancaires, elle peut créer des IBAN virtuels qui seront transmis ensuite à ses clients ou aux créanciers à la place de l’IBAN principal.

Voilà, vous savez tout sur les IBAN virtuels ! Il ne vous reste plus qu’à voir tout ça en image, en une minute chrono :

Et pour en apprendre encore davantage, vous pouvez consulter la page produit des IBAN virtuels :