Encaissements automatisés : trésorerie pérenne et relation client zen

Avancée significative pour les entreprises modernes, l’automatisation des encaissements clients leur permet non seulement d’améliorer leur gestion de trésorerie, mais aussi d’optimiser leur efficacité opérationnelle et de renforcer leurs relations clients. Et si c’était votre tour d’automatiser ?

Toute entreprise est heureuse de vendre ses produits et/ou services. Mais encore faut-il que l’argent rentre, c’est-à-dire que les clients paient dans les temps. Le défaut et le retard de paiement sont les pires ennemis d’une entreprise, car ils impactent deux indicateurs qui peuvent la faire courir à sa perte.

Le besoin en fonds de roulement (BFR) est l’argent dont une entreprise a besoin pour couvrir ses coûts d’exploitation. Calculé à partir du décalage de trésorerie entre les dépenses et les recettes, il constitue un indicateur essentiel : sa maîtrise permettra d’éviter des difficultés financières.

Le DSO, pour Days Sales Outstanding, correspond au nombre de jours de vente impayés. Calculé mensuellement à partir des jours écoulés depuis les factures émises, il permet à l’entreprise d’estimer le volume de ses comptes clients impayés. Plus ce nombre de jours est faible, plus l’argent rentre vite pour alimenter le BFR.

Pour la plupart des entreprises, se protéger des paiements clients en retard et des créances qui s’accumulent est primordial pour assurer des finances saines. Mais réduire le DSO n’est pas une tâche aisée. Cette dernière peut se confronter à de nombreux problèmes :

• • Des factures avec des données incomplètes ou des informations manquantes.
• • Une même facture envoyée plusieurs fois avec des montants différents ou d’autres données incohérentes.
• • Des clients qui oublient leurs obligations de paiement ou trouvent quelques prétextes pour payer le plus tard possible.
• • D’autres, de meilleure volonté, rencontrent simplement des difficultés liées à leur propre trésorerie, à leurs outils ou aux moyens de paiement.

Au-delà du paiement effectué ou non, après une ou plusieurs relances ou après des démarches de recouvrement infructueuses, un fournisseur qui ne communique pas les bonnes informations pour se faire payer et un client qui ne paie pas pour gagner du temps ou parce qu’il n’y arrive pas, risquent de voir leur relation se dégrader, voire de s’éteindre, le chiffre d’affaires allant de paire.

Pour faire face à ces dysfonctionnements, les entreprises doivent gagner en efficacité et envisager la nécessité de digitaliser et d’automatiser les processus.
Un bel exemple de cette transition, bénéfique à la cohérence et à la communication des données, est l’obligation pour les entreprises établies en France et assujetties à la TVA d’émettre et de recevoir des factures électroniques. Selon l’article 91 de la loi de finances pour 2024, elle s’appliquera à partir du 1er septembre 2026.

Outre la dématérialisation des factures illustrée ci-dessus, d’autres approches peuvent contribuer à une meilleure gestion des encaissements clients. L’une de ces approches est l’automatisation.

En automatisant les paiements, les entreprises peuvent s’assurer que les fonds sont reçus en temps opportun, réduisant ainsi les retards de paiement. Cela permet une meilleure prévision des flux de trésorerie et une réduction des problèmes de liquidité sur les comptes.

Les processus manuels de gestion des encaissements peuvent être sujets à des erreurs, notamment lors de la saisie des données. Les solutions automatisées minimisent ces risques en assurant une précision accrue dans le traitement des paiements.

La saisie des factures, le lettrage ou les relances de paiement pour le recouvrement des créances sont des tâches répétitives et chronophages. Leur prise en charge par un logiciel ou d’autres systèmes automatisés libère un temps précieux pour les collaborateurs des équipes Finance. Ils peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Automatiser les encaissements clients est un projet stratégique qui impacte l’organisation de toute l’entreprise. Voici les cinq étapes pour le mener à bien :

Pour réussir la transition vers l’automatisation, il est crucial d’impliquer toutes les parties prenantes dès le début du projet. Cela inclut les départements financiers, IT, et même les clients, qui doivent comprendre les avantages de la nouvelle solution.

La collaboration des parties prenantes permet de définir tous les besoins spécifiques de l’entreprise, en veillant à la prise en compte des exigences et contraintes liées aux processus existants. À cette étape, il est intéressant de chiffrer le gain financier de chaque évolution envisagée.

Il existe une multitude d’outils, chacun avec ses caractéristiques et avantages. Le cadrage des besoins spécifiques permettra de sélectionner les solutions qui offrent le meilleur retour sur investissement.

À cette étape, il est recommandé de porter une attention particulière aux deux points suivants :

• • La sécurité des données : les entreprises doivent s’assurer que les informations financières de leurs comptes clients sont protégées. Il est important de choisir des solutions conformes aux normes de sécurité en vigueur, telles que le RGPD en Europe.
• • L’intégration avec les systèmes existants : les entreprises doivent veiller à ce que les nouvelles solutions s’intègrent parfaitement dans leurs outils existants pour éviter d’interrompre ou de dégrader les opérations. Le choix de technologies basées sur des API telles que le Banking-as-a-Service rend facilement interopérables nouvelles solutions et processus existants.

Facultatif mais préférable, mettre en place une phase pilote pour tester la solution choisie permettra :

• • de s’assurer de la compatibilité avec tel ou tel logiciel,
• • d’identifier d’éventuels problèmes en fonction des retours d’expérience,
• • d’adapter la solution avant un déploiement à plus grande échelle.

Pour garantir l’adhésion des utilisateurs à leur nouvelle solution, il est essentiel de les former, mais aussi de communiquer dès que possible sur les avantages de l’automatisation.
Une fois la solution lancée, un support continu aux utilisateurs, des formations régulières et une assistance technique assurent efficacité et sécurité.

Au déploiement de nouveaux logiciels ou nouvelles applications qui peut être synonyme d’investissements lourds et de temps longs, il existe une alternative souple et innovante pour simplifier et raccourcir votre projet.

La technologie Banking-as-a-Service de notre plateforme vous permet d’utiliser notre API pour faire communiquer vos outils et processus existants avec nos solutions.
Trois d’entre elles sont particulièrement adaptées à l’automatisation des encaissements. À la clé, vous révolutionnez la gestion de votre trésorerie tout en limitant la conduite de changement et l’impact sur votre système d’information.

Pour faciliter les transactions entre l’entreprise et ses clients, les IBAN virtuels facilitent :

• • l’identification des comptes clients,
• • le lettrage,
• • le suivi en temps réel de ses paiements,
• • le rapprochement automatique des paiements avec les factures.

Lorsque le client n’arrive pas à payer par carte en raison d’un montant élevé ou d’une authentification forte contraignante, le virement associé à l’IBAN virtuel constitue une alternative de paiement plus simple et plus intelligente :

• • Le virement peut être classique ou faire gagner en rapidité avec le virement instantané.
• • Le paiement est sécurisé grâce à l’irrévocabilité des virements.
• • L’IBAN virtuel permet de suivre la transaction (et toutes les suivantes) pour notifier émetteur et receveur.
• • L’IBAN virtuel permet aussi d’automatiser le rapprochement des paiements et des factures.

Quand le client doit payer de manière récurrente, les méthodes classiques comme l’envoi d’un chèque ou le paiement par carte manquent de facilité et de fiabilité. Le prélèvement propose de multiples avantages :

• • La planification et l’automatisation du paiement. Le client n’a plus rien à faire. Le fournisseur non plus.
• • Notification du statut de paiement en temps réel.
• • En cas d’échec du paiement, le recouvrement est fluidifié en automatisant le processus de relance avec une autre méthode plus adaptée.