Trésorerie : comment libérer son potentiel avec l’automatisation

Quelle que soit sa taille, la trésorerie est le poumon de l’entreprise. Mal gérée, elle l’étouffera jusqu’à l’asphyxie. À l’inverse, une bonne gestion de la trésorerie sera un vrai moteur de performance et de croissance de l’entreprise. Alors, bien gérer sa trésorerie, ça veut dire quoi ? Xpollens vous propose un tour d’horizon complet de la trésorerie et des moyens de faire exploser son potentiel.

L’image est un peu triviale, mais oui, la trésorerie d’une entreprise, c’est bien cela : l’ensemble des ressources financières dont dispose une entreprise à un instant T, en d’autres termes, les sommes d’argent qu’elle possède et qui fluctuent selon son activité, à la baisse selon les dépenses et les décaissements, à la hausse selon les encaissements. Plus le porte-monnaie se vide et moins l’entreprise est en capacité de fonctionner et d’investir pour son avenir. Le suivi de la trésorerie et de son équilibre est donc indispensable à la bonne santé de l’entreprise.

Incontournables et complémentaires, pour différencier comptabilité et trésorerie, il faut partir d’un principe de base : la comptabilité s’intéresse à la date d’opération alors que la trésorerie s’intéresse à la date de l’encaissement ou du décaissement.

Concrètement, pour une facture, la date comptable sera sa date d’émission tandis que les délais de paiement peuvent aller jusqu’à 60 jours après la réception de la facture. Résultat : une entreprise peut se retrouver à court de trésorerie alors qu’elle est rentable d’un point de vue comptable !

Autre différence majeure : en comptabilité, les charges sont lissées sur l’année, alors que la trésorerie est en temps réel, avec beaucoup plus de mouvements et des charges qui peuvent immédiatement creuser un déficit.

Alors vous comprenez pourquoi la gestion de trésorerie est primordiale. C’est elle qui permet de prendre les meilleures décisions, d’anticiper les problèmes et d’être réactif en cas d’imprévu, dans un seul objectif : assurer la rentabilité de l’entreprise.
Et pourtant, trop d’entreprises se contentent encore de consulter leurs relevés de comptes bancaires, sans envisager de revoir leurs méthodes et outils pour une gestion plus agile de leur trésorerie.

Pour bien gérer sa trésorerie, avant de penser méthodes et outils, il faut déjà avoir les idées claires et commencer par identifier toutes les missions, leurs tâches sous-jacentes et leurs enjeux. Et vous allez voir, rien d’impossible !

Rigoureux, régulier et exhaustif, il s’articule naturellement autour des deux types de mouvements financiers : les encaissements, alias paiements entrants, et les décaissements, alias paiements sortants.

1. Recenser les flux entrants : vous identifiez d’abord les encaissements sur les comptes bancaires de votre entreprise, en les organisant par catégorie de revenu : ventes, crédits, règlements de clients, subventions, remboursements, etc.

2. Recenser les flux sortants : vous identifiez ensuite les décaissements prévus, toujours en les organisant par catégorie de sortie d’argent : salaires, charges sociales, impôts, investissements, fournisseurs, etc.

À partir des données du suivi de trésorerie et des quatre étapes suivantes, anticiper votre trésorerie vous aidera à mesurer les risques et à planifier votre stratégie en phase avec vos liquidités.

1. Dresser le plan prévisionnel : à partir des dates auxquelles les mouvements bancaires sont attendus, vous estimez votre solde de trésorerie sur des périodes spécifiques, à court, moyen et long terme. Ces prévisions vous permettent d’anticiper des problèmes de liquidités.

2. Le mettre à jour régulièrement : la trésorerie d’une entreprise enregistre un grand nombre de mouvements quotidiens parmi lesquels des imprévus. Vous devez donc suivre régulièrement les entrées et sorties d’argent pour corriger les écarts entre vos prévisions et le réel.

3. Effectuer les ajustements nécessaires : en cas d’écarts trop importants, il est nécessaire d’ajuster votre stratégie en termes de réduction des dépenses ou d’augmentation des revenus.

4. Imaginer des scénarios de trésorerie : et si vous perdiez tel client ? Et si tel autre ne vous payait pas ? Et si vous signiez trois grosses commandes en même temps ? Quels seraient les impacts sur votre trésorerie et sur votre organisation ? Imaginer des scénarios vous permettra de mieux gérer les risques qui peuvent déséquilibrer votre trésorerie.

Connaître précisément la situation de sa trésorerie et savoir anticiper ses mouvements permet d’entretenir de meilleures relations avec l’ensemble des partenaires de l’entreprise.
Qu’il s’agisse de clients, fournisseurs, banquiers, investisseurs, il vous est plus facile d’accorder ou de solliciter des délais de paiement, de négocier des financements.

Au-delà d’améliorer votre visibilité financière, une bonne gestion de votre trésorerie vous mènera aussi à réduire vos coûts liés aux frais bancaires, aux pénalités de retard, aux intérêts d’emprunt et aussi à éviter ceux liés aux impayés et au recours à l’affacturage.

Grâce au plan prévisionnel, vous êtes en mesure de planifier les emprunts pour sécuriser les périodes de faible trésorerie que vous avez identifiées.
À l’inverse, vous pouvez identifier des périodes de trésorerie excédentaire et prévoir divers types de placements.
Ce qui signifie que non seulement la bonne gestion de votre trésorerie vous permet d’optimiser les coûts mais aussi de faire gagner de l’argent à l’entreprise.

Assurer les liquidités, gérer les risques mais aussi générer des revenus, les missions du trésorier ont pris une dimension beaucoup plus stratégique. Pour répondre à ce défi, les trésoriers se tournent de plus en plus vers l’innovation technologique et en particulier l’automatisation.

Cette dernière représente en effet un levier sans égal de la transformation des entreprises en cumulant de nombreux avantages :

1. Réduction des erreurs humaines pour éviter des incohérences qui peuvent avoir de graves répercussions.

2. Gain de temps pour des activités plus stratégiques telles que l’analyse, la gestion des risques et les prévisions de trésorerie.

3. Visibilité en temps réel sur les liquidités de l’entreprise pour des décisions financières réactives et prises en toute connaissance de cause.

4. Prévisions de trésorerie plus précises pour une planification des opérations mieux adaptée au contexte et à la stratégie de l’entreprise.

5. Réduction des coûts opérationnels par la diminution des tâches manuelles et des incohérences comptables.

6. Gestion des risques améliorée par la définition d’alertes et de processus automatiques pour une meilleure réactivité et des risques minimisés.

7. Conformité réglementaire portée par le partenaire et/ou la solution technique pour s’affranchir des mises à jour manuelles face à l’évolution constante des réglementations financières.

8. Personnalisation des processus pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.

9. Intégration avec d’autres systèmes (comptabilité, gestion financière, ERP, CRM) pour faciliter le partage des données et apporter plus de cohérence et de transparence.

10. Sécurité avancée des données financières garantie par les technologies de cryptage, d’authentification et de surveillance des activités non conformes.

Ces avantages sont autant de bonnes raisons qui poussent les entreprises à prendre en compte le potentiel de l’automatisation de la trésorerie. Mais pour la mettre en place, faut-il tout changer ?

Pour moderniser la gestion de leur trésorerie, les entreprises disposent depuis quelques années de toute une gamme d’outils de gestion – ERP, plateformes de facturation, de recouvrement, logiciels comptables – qui peuvent être efficaces mais restent aussi très silotés. Or, l’automatisation nécessite beaucoup d’interopérabilité et d’intelligence entre les différentes sources de données pour créer des workflow fiables et fluides. C’est pourquoi de nouveaux acteurs viennent disrupter le marché avec des plateformes tout-en-un et des plateformes de Banking-as-a-Service.

De la facturation à la gestion des achats en passant par la comptabilité et la trésorerie, les plateformes tout-en-un permettent aux entreprises de devenir leur propre banque dans la gestion de leurs paiements, tout en offrant un ensemble d’atouts opérationnels :

• Un tableau de bord accessible 24/7 avec une vue 360° en temps réel sur les transactions, pour une meilleure productivité.
• Des fonctionnalités de travail collaboratif.
• Un gain de temps opérationnel via des processus automatisés et sécurisés.
• Un accès aux bonnes données et un reporting clair et précieux pour piloter son business et prendre des décisions éclairées.

Ces solutions s’adressent avant tout aux indépendants et aux PME qui cherchent une solution simple et one-stop-shop pour remplacer leur banque.

Pour ces types d’entreprises ayant déjà des outils de gestion et ne voulant pas nécessairement tout changer en s’équipant d’une nouvelle plateforme, les acteurs du Banking-as-a-Service (BaaS) comme Xpollens répondent avec une nouvelle proposition de valeur : pouvoir intégrer des services financiers auparavant réservés aux banques au sein de leurs écosystèmes numériques, quel que soit leur secteur.

Bénéfice majeur de ce nouveau modèle, l’intégration de briques de paiement – IBAN virtuels, prélèvement SEPA, virement instantané – dans les outils existants rend possible tous les axes de performance de la trésorerie :

• La réactivité grâce au suivi et à la catégorisation en temps réel des flux entrants ou sortant, et aux alertes sur les soldes des comptes.
• La sécurisation des paiements entrants.
• La réduction des coûts de gestion grâce à l’automatisation des process de rapprochement et de relance.
• La concentration des équipes Finance et Trésorerie sur l’analyse et la stratégie en supprimant les tâches à faible valeur ajoutée.