Automatiser vos processus de décaissement
Élément clé du plan de trésorerie avec l’encaissement, le décaissement regroupe l’ensemble des dépenses de votre entreprise. Ce processus de gestion vous permet de suivre et d’anticiper l’utilisation des fonds disponibles.
Pour sortir d’une gestion encore manuelle ou fragmentée entre plusieurs outils, suivez le guide de l’automatisation des décaissements et transformez une contrainte administrative en avantage compétitif.
Le rôle des décaissements dans la trésorerie
Les décaissements sont les sorties de liquidités d’une entreprise. Chaque décaissement est enregistré dans le grand livre comptable et reflète une transaction financière engageant l’entreprise vis-à-vis de tiers.
Une gestion rigoureuse de ces flux est indispensable pour maintenir la solvabilité, anticiper le besoin en fonds de roulement et préserver sa santé financière.
Les catégories de décaissements
Les décaissements peuvent être classés en plusieurs catégories, notamment :
- Salaires et charges sociales : rémunération des employés et obligations fiscales associées.
- Paiements aux fournisseurs : règlement des biens et services nécessaires à l’activité.
- Reversement aux clients : remboursement de tout ou partie d’un achat dans un parcours SAV ou promotionnel, versement d’indemnités.
- Remboursements financiers : remboursement de prêts, intérêts ou obligations financières.
- Dividendes et distributions : versements aux actionnaires ou aux partenaires financiers.
- Dépenses exceptionnelles : investissements ponctuels, frais de litige ou dépenses imprévues.
Cette diversité illustre la complexité des processus de décaissement, qui nécessitent un contrôle strict et des procédures bien établies.
Les 5 étapes classiques du décaissement dans une entreprise
Contrôle du bon de commande
Création et envoi du bon de commande au service financier, qui vérifie le montant, le respect des seuils, les approbateurs et la méthode de paiement.
Vérification de la facture
Approbation par un tiers indépendant
Paiement
Ecriture comptable
Les risques courants d’une gestion manuelle des décaissements
Les processus manuels de décaissement peuvent entraîner des problèmes graves pour la santé financière de l’entreprise.
L’imprécision
Erreurs de saisie, paiements en double, destinataires incorrects, ou délais non respectés peuvent entraîner des surcoûts et des pénalités, ou encore exposer les finances de l’entreprise à des tentatives de fraude.
La charge de travail
La multiplication des étapes et des acteurs rend le processus complexe et chronophage, provoquant difficultés de communication, goulets d’étranglement et retards de traitement.
Le coût
Personnel, papier, frais de port, frais bancaires, les coûts peuvent se cumuler et causer un vrai déficit de rentabilité.
La vulnérabilité
Les procédures de décaissement manuelles exposent davantage aux défaillances de sécurité, pouvant menacer l’intégrité des données et la réputation de l’entreprise.
L’importance d’une gestion efficace des décaissements pour l’équilibre financier de l’entreprise
En remplaçant des processus manuels par des API et des fonctionnalités de paiement intégré pour exécuter, contrôler et suivre les paiements sortants, l’automatisation devient un véritable levier stratégique via :
Une gestion améliorée des flux de trésorerie
Un système automatisé offre une visibilité en temps réel sur les paiements à venir, ce qui permet d’anticiper les besoins de liquidités et d’éviter les tensions de trésorerie. L’entreprise peut planifier ses règlements en fonction de ses encaissements et optimiser ainsi son besoin en fonds de roulement.
Une diminution des coûts et des risques
Les coûts administratifs liés au traitement manuel des paiements (papier, frais bancaires, temps et erreurs de saisie) sont considérablement réduits. L’automatisation limite aussi les risques de fraude interne ou externe grâce à des contrôles intégrés et des procédures d’authentification renforcées.
Une meilleure satisfaction clients et fournisseurs
Des paiements fiables et rapides renforcent la confiance des clients et des entreprises partenaires, améliorant la relation commerciale et l’expérience globale.
Une conformité et une sécurité accrues
Les réglementations financières (AML, KYC, RGPD, etc.) imposent aux entreprises de sécuriser les transactions. Les solutions automatisées intègrent des mécanismes de conformité, d’audit et de cryptage, réduisant l’exposition aux sanctions.
Automatiser vos décaissements :
3 points de vigilance avant d’aller plus loin
L’automatisation des décaissements offre de nombreux bénéfices dans la gestion de votre trésorerie, mais attention : trois points clés doivent être maîtrisés pour éviter pièges et obstacles.
1. Sécurité et confidentialité
Quels risques ?
L’accès non sécurisé à des données sensibles (coordonnées bancaires, informations personnelles) peut entraîner :
- Pertes financières
- Responsabilités juridiques
- Atteinte à la réputation
Quelles solutions ?
- Canaux sécurisés et cryptés pour la transmission, le stockage et le traitement des données
- Authentification forte
- Conformité aux lois et réglementations en vigueur (RGPD)
- Consentement des personnes avant de collecter, utiliser ou partager leurs données
2. Intégration et compatibilité
Quels risques ?
Mal choisis ou mal intégrés, les systèmes interopérant dans vos processus (plateformes, applications métiers, passerelles de paiement) peuvent provoquer :
- Erreurs
- Conflits
- Perturbations
Quelles solutions ?
- Utiliser des formats de données et des protocoles d’échange standards et interopérables.
- Tester et valider l’intégration et la compatibilité des systèmes avant leur déploiement.
- Identifier et régler tout problème pouvant se produire durant l’exploitation.
3. Conformité réglementaire
Quels risques ?
En cas de non-conformité aux réglementations en vigueur, notamment RGPD et LCB-FT, les risques majeurs sont :
- La perte financière liée à une sanction ou à une fraude
- L’atteinte à la réputation
- Des sanctions pénales
Quelles solutions ?
- Établir une veille réglementaire pour rester informé.
- Mettre à jour vos processus et systèmes selon l’évolution des réglementations.
- Produire, soumettre et conserver les rapports des opérations de décaissement conformément aux exigences des autorités compétentes.
Clé de succès n°1 :
Le compte de paiement, pivot des flux financiers
Dans une logique d’automatisation, le ou les comptes de paiement doivent être interfacés avec les systèmes de paiement via des API ouvertes, permettant :
- L’initiation directe des paiements.
- Le suivi en temps réel des transactions.
- Le rapprochement bancaire automatisé.
Les fintechs spécialisées dans le Banking-as-a-Service (BaaS) permettent d’ouvrir instantanément des comptes de monnaie électronique. Cela permet une gestion réactive et détaillée des paiements par entité, projet ou client, facilitant traçabilité et conformité.
Clé de succès n°2 :
La digitalisation des moyens de paiement
Plus rapides, moins coûteux et plus sûrs, les paiements électroniques offrent plus de praticité et de flexibilité aux payeurs comme aux bénéficiaires.
Pour faire encore plus simple et éviter aux équipes SI d’avoir à déployer de nouveaux logiciels, vous pouvez utiliser des méthodes de paiement intégré :
Clé de succès n°3 :
L’agilité du Banking-as-a-Service pour
une automatisation sur mesure et progressive
Choix judicieux pour mener à bien l’automatisation des décaissements, l’utilisation d’une plateforme BaaS cumule de nombreux bénéfices.
API de paiement modulaires
Intégration facile et rapide
des fonctionnalités de paiement
selon les besoins.
Interopérabilité
Échange des données fluide et sécurisé
entre les différents systèmes et outils :
TMS, ERP, CRM, RH, logiciel de comptabilité.
Flexibilité opérationnelle
Création de comptes de paiement pour segmenter les flux et configurer des règles spécifiques par bénéficiaire.
Traçabilité en temps réel
Pilotage précis des flux financiers.
Réduction des délais de traitement
Exécution instantanée des paiements SEPA.
3 cas pratiques d’automatisation de décaissement
Automatiser les décaissements dans une plateforme e-commerce
Automatiser les décaissements dans une compagnie d’assurance
Automatiser les décaissements d’une plateforme de crypto-monnaies
FAQ : Automatisation des décaissements
Comment évaluer vos processus de paiement actuels ?
Avant d’automatiser vos décaissements, prenez le temps de comprendre votre situation et d’identifier les axes d’amélioration de votre trésorerie. Analysez notamment :
• Le nombre de paiements chaque mois, quels montants et fréquence.
• L’équilibre entre vos décaissements et vos encaissements.
• Les modes de paiement utilisés, leurs coûts et avantages respectifs.
• Le temps passé à traiter et approuver les paiements, les goulets, les retards.
• L’effectif impliqué dans les processus de paiement, les rôles et responsabilités de chacun.
• Les outils et systèmes utilisés, y compris les indicateurs de performance.
• Les cas d’erreurs de paiement, de litige et de fraude déjà observés, leurs impacts et le risque d’itération.
Quels objectifs pouvez-vous définir ?
Listez et hiérarchisez vos différents objectifs. Par exemple :
• Réduire les frais de paiement de n %.
• Réduire le nombre de retards de paiement de n %.
• Réduire le nombre de litiges de n %.
• Réduire le processus de décaissement de n étapes et/ou de n collaborateurs.
• Générer des rapports sur les paiements, pour faciliter l’élaboration du plan de trésorerie et la prise de décision.
• Mutualiser l’investissement financier dans la nouvelle solution pour optimiser également l’encaissement.
Comment évaluer les caractéristiques, avantages et inconvénients, de votre future solution de décaissement ?
Selon vos objectifs, comparez les solutions en vous appuyant sur des critères précis :
• La gamme de méthodes de paiement prise en charge
• Les frais pour chaque mode de paiement et transaction
• La rapidité et la fiabilité des paiements
• Les normes et protocoles de sécurité et de conformité
• L’évolutivité et la flexibilité de la solution par rapport à vos projections de volume et de croissance.
• Apport de la solution cible pour la gestion de vos encaissements : suivi en temps réel, rapprochement automatique, automatisation des relances, IBAN virtuels ?
• La compatibilité avec vos outils et systèmes de paiement existants (TMS, ERP, CRM, RH, logiciel de comptabilité, partenaire bancaire).
• Le conseil et le support proposés par le fournisseur.