Échéancier de paiement : comment optimiser votre recouvrement ?

Face à un client en difficulté de paiement, l’échéancier de paiement représente une solution à l’amiable pour récupérer vos créances sans compromettre vos relations commerciales. En alternative aux procédures contentieuses souvent longues et coûteuses, découvrez comment mettre en place un échéancier de paiement efficace, depuis l’analyse préalable de votre débiteur jusqu’à l’automatisation des encaissements via le prélèvement SEPA.

Les causes des impayés peuvent être multiples : difficultés de trésorerie temporaires, décalage entre encaissements et décaissements, ou encore situations exceptionnelles affectant l’activité de l’entreprise.

L’échéancier de paiement permet d’apporter une réponse adaptée à chacune de ces situations, en donnant la possibilité d’étaler le règlement d’une créance sur une période définie. Cet accord amiable offre au débiteur la possibilité de rembourser sa dette en plusieurs versements réguliers, adaptés à ses capacités financières. Il se traduit concrètement par un simple calendrier de paiement, mais il s’agit surtout d’un outil de négociation qui permet de concilier les intérêts des deux parties.

Bon à savoir : L’échéancier de paiement a valeur de reconnaissance de dette. En cas de complication et de recours à une procédure judiciaire à l’encontre de votre débiteur, vous pourrez le faire valoir comme preuve.

Pour le créancier, l’échéancier présente plusieurs bénéfices majeurs :

• Éviter des procédures juridiques coûteuses et chronophages pour l’entreprise.
• Préserver la relation commerciale avec le client, un atout précieux, surtout dans un environnement économique concurrentiel.
• Accélérer les encaissements en évitant le délai supplémentaire d’une procédure contentieuse, souvent long et préjudiciable à la trésorerie.
• Obtenir une reconnaissance de dette en cas d’échec de la négociation, renforçant la position juridique du créancier.
• Réduire les coûts de recouvrement liés aux procédures judiciaires traditionnelles.

Pour le débiteur, ce sont aussi des avantages :

• Surmonter des difficultés temporaires de trésorerie sans compromettre la pérennité de son activité.
• Éviter d’aggraver la situation avec des poursuites judiciaires et leurs conséquences sur la réputation de l’entreprise.
• Maintenir sa crédibilité commerciale auprès de ses partenaires.
• Adapter les remboursements selon ses capacités financières réelles et un délai tenable.
• Continuer à bénéficier de bonnes relations commerciales avec son fournisseur.

Si l’échéancier de paiement évite bien des complications juridiques et administratives en procédant au recouvrement amiable sans l’intervention d’un tiers, il nécessite tout autant de vigilance avant sa mise en place et pendant toute la durée de l’échelonnement des paiements.

Avant de mettre en place un échéancier, il est crucial d’évaluer :

• La bonne foi du client débiteur, notamment à travers son historique de paiement.
• Sa situation financière réelle, en commandant un renseignement commercial (recherche de solvabilité, évaluation des capacités de paiement, …) ou en utilisant des bases de données financières.
• Les causes des difficultés de paiement et leur caractère temporaire ou structurel.
• Les contrats en cours et les encaissements de factures à venir.
• La pérennité de la relation commerciale et son importance stratégique.

Cette phase d’analyse permet de déterminer si l’échéancier est la solution la plus adaptée et quelles modalités proposer. Concrètement, si un doute subsiste sur l’un de ces points, la mise en place d’un échéancier de paiement ne fera que générer des difficultés supplémentaires et aggraver la situation.

Pour maximiser les chances de succès de l’échéancier :

• Exiger un premier versement immédiat comme preuve de bonne foi. Le montant doit être significatif mais aussi tenable par votre débiteur.
• Définir une durée de remboursement réaliste mais la plus courte possible, généralement entre 3 et 12 mois.
• Établir des échéances régulières adaptées aux capacités de votre débiteur et à son cycle d’encaissement.
• Formaliser l’accord dans un document signé par les deux parties, détaillant toutes les modalités pratiques.
• Inclure une clause de déchéance du terme en cas de non-respect des échéances, protégeant ainsi vos intérêts de créancier.

Un échéancier de paiement se traduit simplement par un tableau qui permet de suivre l’échelonnement et le respect du paiement de la facture client, de son montant initial au remboursement total de la dette. Il se compose d’autant de lignes qu’il y a d’échéances et d’a minima quatre colonnes :

• Colonne A : Numéro / Référence d’échéance
• Colonne B : Date d’échéance
• Colonne C : Montant à payer de l’échéance
• Colonne D : Montant restant à payer pour solder la facture

Ce tableau est intégré au document signé par les deux parties, le créancier et le débiteur.

Une fois l’échéancier mis en place, un suivi rigoureux demeure indispensable :

• Vérification systématique du respect des échéances.
• Surveillance des éventuels rejets de prélèvement.
• Communication proactive en cas d’incident sur des paiements.
• Relance immédiate en cas de retard sur une date d’échéance.

En cas d’échec de l’échéancier malgré ces précautions, le créancier conserve la possibilité de recourir à une procédure contentieuse, l’accord signé servant alors de reconnaissance de dette.

Pour fiabiliser la gestion des échéanciers de paiement, le prélèvement SEPA, Core ou B2B, constitue une solution particulièrement adaptée. Cette méthode de paiement permet de planifier et d’automatiser la collecte des échéances et leur rapprochement comptable, réduisant considérablement la charge administrative liée au suivi des échéanciers.

Le prélèvement SEPA présente plusieurs avantages spécifiques dans le cadre d’un échéancier :

• Automatisation des encaissements aux dates convenues, éliminant les relances manuelles.
• Réduction des risques d’oubli ou de retard grâce à la programmation des prélèvements.
• Simplification du suivi comptable grâce à la traçabilité des prélèvements via le RUM (Référence Unique de Mandat).
• Diminution des coûts de gestion administrative et du temps consacré aux relances.
• Sécurisation du processus grâce au mandat SEPA signé par le débiteur.
• Conformité aux normes bancaires européennes facilitant les transactions internationales dans les 36 pays de la zone SEPA.

Pour mettre en place un échéancier de paiement automatisé via une solution de prélèvement SEPA intégrée à vos outils et processus de gestion, il sera nécessaire de :

1. Faire signer un mandat SEPA au débiteur, formalisant son autorisation de prélèvement. Assurez-vous de disposer de votre Identifiant Créancier SEPA (ICS) à 13 caractères.
2. Programmer les dates et montants des prélèvements dans votre logiciel de gestion, selon l’échéancier de paiement que vous avez mis en place avec votre client débiteur.
3. Automatiser le rapprochement bancaire grâce aux références uniques de transaction.

L’échéancier de paiement, surtout lorsqu’il est couplé à des solutions comme le prélèvement SEPA, représente une approche pragmatique et efficace du recouvrement de créances. Cette solution permet de concilier les impératifs de trésorerie du créancier avec les difficultés temporaires du débiteur, tout en préservant la relation commerciale. La clé du succès réside dans une évaluation rigoureuse en amont et un suivi attentif du respect des échéances.

Pour vous aider dans cette tâche, l’intégration d’une solution de prélèvement SEPA vous permet d’optimiser la gestion de vos échéanciers de paiement.